Notes de frais

La note de frais de déplacement

Salarié remboursé par son employeur, dirigeant remboursé par sa société ou indépendant : le principe est le même. Une note de frais ne vaut que par ce qu’elle permet de vérifier.

Les mentions à faire figurer

• la date du déplacement ;
• le point de départ et la destination ;
• le motif professionnel : client, chantier, visite, intervention ;
• la distance parcourue ;
• le véhicule utilisé ;
• le montant, obtenu en appliquant le taux retenu.

Un total mensuel et un total annuel complètent utilement le document : ce sont eux que reprend la comptabilité.

Le règlement de frais, pièce maîtresse

Beaucoup d’entreprises disposent d’un règlement de frais approuvé par l’autorité fiscale cantonale. Il fixe notamment le montant par kilomètre remboursé, qui peut différer du taux de référence fédéral.

Si votre société en a un, c’est lui qui s’applique — et le décompte doit s’y conformer. À défaut, le taux de référence sert de repère.

Mensuel plutôt qu’au bouclement

La difficulté n’est jamais la mise en forme, c’est le rythme. Reconstituer une année de déplacements suppose de retrouver des adresses, des dates et des motifs. C’est long, et les oublis coûtent de l’argent — ils réduisent un remboursement auquel on avait droit.

Noter les trajets au fil de l’eau et sortir un document chaque mois transforme l’exercice en formalité de quelques minutes.

Combien de temps la conserver

Les pièces justificatives doivent pouvoir être présentées plusieurs années après. Un fichier sauvegardé reste consultable ; des notes éparpillées et un agenda archivé, beaucoup moins.

Un document prêt à transmettre

KmPro produit exactement cela : un export Excel avec un onglet par mois, un récapitulatif annuel et de vraies formules, ou un PDF prêt à joindre au dossier. Les exports restent accessibles même sans abonnement actif — vos pièces ne dépendent pas d’un renouvellement.

Informations données à titre indicatif. Les règles applicables dépendent de votre statut, de votre entreprise et de votre canton.

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